9.3 Lederhåndboken i Sticos (vedlikeholdes av Sticos)

Lederhåndboken er en faglig støttespiller for ledere og hjelpe ledere til å oppfylle lovens krav. Lederhåndboken gir ledere konkrete tips til hva ledere bør gjøre og veilede ledere gjennom konkrete situasjoner i sitt arbeid som leder.

Hvis du har behov for mer informasjon knyttet til temaene og kapitlene i personalhåndboken i Sticos kan du be om at NFS oppretter en personlig bruker til deg. Er du ansatt i et fjellstyre Klikk her er du styremedlem i et fjellstyre klikk her.

Rekruttering og ansettelse

Å ansette nye arbeidstakere forplikter virksomheten og innebærer alltid en viss risiko. Rekrutteringsprosessen krever både tid og ressurser, og ikke minst vil det følge konkrete kostnader knyttet til selve personen som ansettes. Det kan med andre ord bli dyrt å ansette feil. Det er derfor svært viktig å gjøre en grundig jobb både før selve ansettelsen og i prøvetiden.

De ansatte er bedriftens viktigste ressurs - det er faktisk ingen klisjè.

Hvem skal ha ansvar for rekrutteringsprosessen?

• Skal dere gjøre jobben selv?

• Skal dere kjøpe hele eller deler av denne tjenesten fra et profesjonelt utvelgelsesfirma?

Svaret på disse spørsmålene vil igjen avhenge av konkrete forhold i virksomheten.

NFS kan bistå fjellstyre med utlysning av en stilling via en elektronisk løsning som bl.a:

• Automatisk publisering av stillingsannonse på hjemmesider, Facebook, NAV og Finn.

• Kandidater søker elektronisk via hjemmesidene

• Fjellstyre mottar alle søknader og vedlegg elektronisk

• Alle som skal delta i ansettelsesprosessen i fjellstyret vil få tilgang til den elektroniske løsningen og kan lese alle søknadene

• Løsning for rangering av søknader

• Prosesstyring

• Automatisk håndtering av e-post til søkere til stillingen

• Løsningen ivaretar elle krav i GDPR

Arbeidstid

Arbeidstid er den tiden som det er avtalt at den ansatte skal stå til arbeidsgivers disposisjon, beskrevet som alminnelig arbeidstid. De ytterste grensene for alminnelig arbeidstid er beskrevet i arbeidsmiljøloven, men det er en rekke unntaksbestemmelser fra hovedregelen som kan være vanskelig å orientere seg i.

Har dere en tariffavtale i virksomheten kan denne ha bedre bestemmelser enn loven for daglig og ukentlig arbeidstid. Arbeidsavtalen skal angi den daglige og ukentlige arbeidstiden.

Er den daglige og-/eller ukentlige arbeidstiden variabel fordi man arbeider etter en turnusplan, må dette komme frem i arbeidsavtalen.

Overtid kan ikke inngå som en del av den alminnelige arbeidstiden.

I dette kapitlet vil du bla finne nærmere informasjon om

·        Unntak for ledende og særlig uavhengig stilling

·        Ulike arbeidstidsordninger som fleksitid og gjennomsnittsberegning av arbeidstiden.

Oppfølging og utvikling

Oppfølging av medarbeidere er ikke bare en plikt ved sykdom, i prøvetiden, ved uønsket adferd, osv., men en god investering for arbeidsmiljø og trivsel. Å bli "sett" og få tilbakemeldinger på arbeidsinnsats er viktig for å fremme positiv utvikling hos ansatte.

Bruk av medarbeidersamtale (Utviklingssamtale) er en metode som gir deg som leder en god oversikt over ansattes opplevelse av sin arbeidssituasjon, ulike ønsker og behov den ansatte måtte ha, samt tilbakemelding fra deg til den ansatte.

Mulighet til personlig utvikling i arbeidssituasjonen og målrettet kompetanseheving vil kunne fremme produktivitet og tilknytning til virksomheten. Oppfølging handler også om å ta tak i uønskede avvik.

Ferie, fravær og sykdom

Fri eller fravær fra arbeidet kan ha ulike årsaker. Noen er lovfestede rettigheter, slik som ferie, ulike permisjoner og ved sykdom. Ut over dette kan dere ha egne avtaler eller ordninger i virksomheten som gir rett til fri.

Eksempler på ulike årsaker til fri eller fravær:

• Ferie

• Sykdom

• Lovregulerte permisjoner

• Velferdspermisjoner

• Ulegitimert fravær: vil si et fravær hvor det ikke er inngått en avtale om permisjon, eller der det ikke er levert en dokumentasjon på hva som er årsaken til fraværet. Det kan være manglende egenmelding, sykmelding, eller rett og slett ikke møtt på jobb, altså et ugyldig fravær.

Endring og omstilling

Skal det foretas en omorganisering i virksomheten er forarbeidet viktig. Hva er bakgrunnen for behovet for omorganisering, og hva er målet? Mellom disse to momentene ligger selve prosessen.

Dokumenter hva som er årsaken til at en endrings-/omstillingsprosess er nødvendig og hvor eller hvem i organisasjonen som har tatt beslutningen. Denne dokumentasjonen er utgangspunktet for mandatet i det videre arbeidet med prosessen.

Permittering

Permittering innebærer et midlertidig opphør av arbeidsforholdet hvor arbeidstakeren fritas fra sin arbeidsplikt samtidig som virksomheten fritas for sin lønnsplikt til den permitterte arbeidstakeren.

Arbeidsforholdet består imidlertid under hele permitteringen. Det innebærer at arbeidstaker vil ha både rett og plikt til å gjenoppta arbeidet når permitteringsperioden er utløpt eller dersom arbeidsgiver har behov for arbeidskraft i løpet av permitteringsperioden.

Permittering må ikke forveksles med permisjon som er arbeidstakers rett til fri fra arbeidet.

Avslutning av arbeidsforholdet

Noen ganger er det ingen vei utenom å avslutte arbeidsforholdet. Arbeidsforhold kan avsluttes på flere måter, herunder ved oppsigelse eller avskjed.

Ved avskjed avslutter arbeidsgiver arbeidsforholdet med umiddelbar virkning. Ved oppsigelse derimot, sies arbeidsforholdet opp av enten arbeidsgiver eller arbeidstaker. Arbeidsforholdet opphører da med virkning fra oppsigelsestidens utløp.

HMS

HMS står for Helse, Miljø og Sikkerhet og er en samlebetegnelse på det interne arbeidet på arbeidsplassen som er knyttet til helsevern, miljøvern, arbeidsmiljø og trygghet for de ansatte.

Hvorfor HMS?

HMS-arbeidet og internkontrollen skal forebygge skader på personer og miljøet slik at dine ansatte sikres et sunt, trygt og utviklende arbeidsmiljø.

Er det lønnsomt med godt HMS-arbeid?

Det er mange fordeler med å ha et godt HMS-system og noen av de viktigste er at det:

• øker produktiviteten gjennom lavere sykefravær,

• reduserer helseutgifter både for den enkelte virksomhet og for samfunnet,

• stimulerer til mer effektive arbeidsmetoder og teknologier,

• gir et godt renomè blant arbeidstakere og samarbeidspartnere,

• oppfyller krav til leverandører i både offentlig og privat sektor,

• reduserer sannsynligheten for erstatningsutbetalinger til ansatte og andre enkeltpersoner og

• reduserer sannsynligheten for bøter og forelegg fra tilsynsmyndigheter.

Krisehåndtering

En krise har mange definisjoner og den kan oppstå i forskjellige former. Ofte snakker vi også om små og store kriser og det varierer hva folk oppfatter som en krise.

Eksempler på to vanlige definisjoner på krise:

• En hendelse som har et potensial til å true viktige verdier og svekke en virksomhets evne til å utføre sine funksjoner.

• En hendelse som fører til stor forandring i livet til en person og som påvirker denne personens hverdag vesentlig.

Hendelser som ofte fører til kriser:

• brann,

• vær og natur,

• utslipp og forurensning,

• helse, smitte og sykdom,

• IKT (for eksempel virusangrep, feil i programvare osv.), strøm, tele,

• terror,

• arbeidsulykke,

• plutselig dødsfall på arbeidsplassen og

• dødsfall og ulykker hos nære pårørende av ansatte.

Det er umulig å forberede seg på alle eventualiteter, men det er svært viktig at du som leder har tenkt gjennom forskjellige hendelser og situasjoner som kan oppstå. Måten dere håndterer en krise på vil være avgjørende for hvordan den rammer virksomheten eller den enkelte, på både kort og lang sikt.

For å unngå ulykker og kriser er forebygging et stikkord. Det er imidlertid vanskelig å sikre seg mot alt og uønskede hendelser oppstår med ujevne mellomrom. Da er det viktig å ha god beredskap og en plan for hvordan en håndterer en del tenkte situasjoner. Beredskapsarbeid kan du lese mer om her.

Hva gjør vi når noe uønsket skjer og hva kan virksomheten gjøre når enten virksomheten rammes eller noen av de ansatte rammes personlig? Dette kan du lese mer om i emnet hendelser og ulykker .