10.4 Gjennomføring av fjellstyremøter
Kap. 11, §§ 11-2 til 11-13 i kommuneloven har bestemmelser om saksbehandlingsregler for folkevalgte organ, så langt kommunestyret eller oppnevningsorganet ikke bestemmer noe annet.
En del av disse tiltakene er det fornuftig at også fjellstyret har for sin møtevirksomhet.
10.4.1 Innkalling og saksforberedelser
Fjellstyrene bør lage skriftlig innkalling til fjellstyremøter. Møtet avholdes når leder finner det nødvendig, eller minst 1/3 av medlemmene krever det. I saker som angår bruksberettigede, skal disse ha en ukes uttalefrist, jf. forhåndsvarsling kap. 4.1.3.
Leder i samarbeid med saksbehandler/daglig leder setter opp saksliste for det enkelte møte. Møteinnkalling/saksliste bør sendes fjellstyremedlemmene i god tid før møtet.
Det er også naturlig å lage en saksforberedelse for sakene som skal behandles, og som blir sendt ut sammen med sakslisten. Dette vil lette arbeidet for medlemmene, og samtidig gi en god oversikt for alle parter. En saksforberedelse kan også være med og avdekke uklare forhold eller moment som tidligere ikke har vært kjent, og slik bidra til et godt grunnlag for de vedtak som skal fattes.
Gjennomføring av selve møtet
Møtet ledes av fjellstyrets leder. Ved fravær av leder, er det nestleder som står for ledelsen av møtet. Daglig leder/sekretær er saksbehandler og administrator for lederen og fjellstyret.
Utsendt saksliste er ikke endelig, men bør i størst mulig grad vise de saker som skal behandles i møtet. Saker som står på sakslisten kan utsettes til et senere møte, f.eks. dersom det oppstår usikkerhet om faktiske forhold, eller det er behov for mer utredning av saken. Saker som ikke står på sakslisten kan også behandles i møtet. Medlemmene kan henvende seg til leder eller saksbehandler for å få med nye saker. For fjellstyrene er det imidlertid viktig å gi sakene en så god behandling som mulig, og det bør være gode grunner til at fjellstyret skal behandle en sak som ikke stod på saklisten før møtet. Saker som angår f.eks. ansatte skal stå på saklisten.
Vedtak i saker treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis. Ved stemmelikhet er fjellstyreleders stemme avgjørende.
En vedtatt møteplan kan være nyttig for medlemmene og saksbehandler i fjellstyret. Dersom det oppstår behov for flere eller færre møter enn oppsatt møteplan, er det ikke noe i veien for å arrangere møte utenom oppsatt møteplan, eller å avlyse et møte når saksmengden tilsier det.
10.4.2 Føring av protokoll og etterarbeid
Etter § 10 i offentleglova har fjellstyrene plikt til å føre møtebok etter reglene i arkivlova med forskrifter. Fjellstyret kan gjøre dokument allment tilgjengelige på internett, med unntak for opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov (§ 6 i arkivlova).
Daglig leder/saksbehandler vil til enhver tid ha ansvar for å føre møtebok under møter, og sikre at vedtak gjort i møtet blir protokollført. I møteboken bør tid og sted for møtet noteres, navn på medlemmer som er til stede, om noen av medlemmene er inhabil og ikke deltok i behandling av en bestemt sak, om det er gitt forhåndsvarsel, om dokumenter som er lagt fram og om vedtak er enstemmige. Møtereferatet bør sendes til medlemmene for gjennomlesing. Møteprotokollen skal underskrives av medlemmene i fjellstyret.
Møteboken er et godt hjelpemiddel for å kunne undersøke hva som har vært bestemt tidligere. Både for fjellstyrene og de bruksberettigede vil det være en trygghet for likebehandling at fjellstyrene har en oversikt over hvordan tilsvarende saker har blitt behandlet tidligere.
Statskog SF ønsker en fullstendig utskrift av møteboken i forbindelse med oversendelse av fjellstyresaker. Se også § 26 i «seterforskriften».
For fjellstyrer som ikke har daglig leder/saksbehandler, er det fornuftig å «oppnevne» et av medlemmene til saksbehandler/sekretær. Hensikten er den samme, nemlig å sikre en god saksbehandling hos fjellstyrene, for å kunne møte kravene til profesjonalitet og korrekt saksbehandling.